4.8 Planen von Aufgaben/Zeit - Terminkalender Patienten

Ein Terminkalender für Patiententermine soll eine offene Schnittstelle haben, 
umd den Abgleich mit persönlichen Terminplanern (zum Beispiel auf PDAs) zu
ermöglich.

Es sollte eine Integration zwischen Warteliste (was eigentlich ist das Anderes
als die Seite “Heute” des Terminkalenders ... ?) und Terminkalender vorhanden sein.

Es müssen Ressourcenbeschränkungen berücksichtigbar sein:
 - Räume
 - Geräte
 - Ärzte

Es wäre sicher interessant, wenn sich Patienten einige Termintypen per WWW
oder per Sprachcomputer am Telefon selbst geben lassen könnten. Dabei muß
es möglich sein, daß ein Termin bei Überschreiten von Ressourcenanforderungen
(Zeit, Kosten) erst von einem Praxismitarbeiter endgültig bestätigt werden muß,
woraufhin dann eine Zusagebenachrichtigung z.B. per SMS oder E-Mail an den
Patienten gesendet werden könnte.


Herr Dr.Streller schrieb folgende Kritik zum Terminplaner von TurboMed@Windows:

* Es ist bei der Terminvergabe nicht vorher erkennbar, dass bestimmte 
  Termine nicht vergeben werden können, weil die entsprechende 
  Ressourcengruppe bereits anderweitig belegt ist (Sehr ärgerlich 
  im Patientenkontakt: Oh tut mir leid der Termin ist doch nicht möglich....).
* umständlicher und nicht skalierbarer Ausdruck der Terminzettel; 
  Bemerkung wird nicht gedruckt.
* Termine sind in der Übersicht unter Umständen nicht sichtbar,
  wenn nicht der betreffende Tag angeklickt wird.
* Steht der Terminpatient an der Anmeldung wird nicht sofort
  darauf hingewiesen, dass dieser Patient einen Termin hat -
  Geschweige denn welche Termine
* Es erfolgt (daher) auch keine automatische Übernahme der
  Terminbemerkung beim Eintrag in eine Warteliste
* Eine generelle Sperrung von allen Termin im Voraus 
  (wie z.b. vor Praxisurlaub) ist nicht möglich
* Ein mehrfach verschiedene Terminlänge ist nicht realisierbar
* Eine generelle Sperrung bestimmter Termine (z.B. 10:15 
  Teepause o.ä.) bzw. von Pufferterminen ist nicht möglich
* Es ist nicht möglich bestimmte Termine erst zu einem
  bestimmtem Zeitpunkt vor der Vergabe freizugeben (Akuttermin
  frühestens 24h vor Vergabe freigegeben)
* Es können Termine vergeben werden, die eigentlich nicht
  existieren ( Versuchen Sie mal an einem tag mit vollen TK
  einen Termin zu vergeben (-> Terminvergabe zum gewünschten
  Zeitpunkt nicht möglich; möchten den den nächsten freien
  Termin um 23:00 Uhr vergeben...?)


Herr Dr.Elisat stellte folgende Kriterien auf:

Da ich mich mit dem Problem seit längerer Zeit beschäftige möchte
ich für die Kolleginnen und Kollegen, die sich mit dem Gedanken
tragen, eventuell einschlägige Software einzusetzen, einen Katalog
an sinnvollen Funktionen und Möglichkeiten, die ein solches
Programm haben sollte, in dieses Forum stellen. Vielleicht hilft 
es, die Auswahl zu erleichtern.

Natürlich ist und bleibt die Rezeptionskraft mit     
zwanzigjähriger Praxiszugehörigkeit, die jeden       
Patienten und seine Eigenheiten kennt, das           
Nonplusultra. Aber wenn die einmal länger krank wird,
doch noch heiratet und wegzieht, in Rente geht       
oder... Lieber nicht daran denken. Dann ist          
vielleicht ein adäquates Programm doch eine große    
Hilfe. Ich meine jedenfalls, daß die Terminvergabe in
ärztlichen und zahnärztlichen Praxen eine Tätigkeit  
ist, die durch eine sachgerechte EDV-Lösung          
wesentlich verbessert und erleichtert werden kann.   
                                                     
Qualitativ: Die vom Behandler für den Termin         
gemachten Vorgaben werden exakt eingehalten, die vom 
Patienten gewünschten (geforderten) Optionen werden  
bestmöglichst berücksichtigt, umfassende             
Informationen über den Patienten, der einen Termin   
nachfragt, stehen bei jeder Terminvergabe zur        
Verfügung. Aus diesem Grund ist ein solches Werkzeug 
interessant für jede Praxis.                         
                                                     
Quantitativ: Eine Kraft kann problemlos wesentlich   
mehr Termine (für mehr Behandler) korrekt verwalten, 
wenn ein gutes Terminvergabeprogramm benutzt wird.   
Aus diesem Grund ist ein solches Werkzeug sinnvoll   
für große Praxen bzw. Praxisgemeinschaften.          
                                                     
Ohne Zweifel hat die gelungene Terminvergabe einen   
extrem wichtigen, in der Regel aber stark            
unterschätzten Einfluß auf den Praxisablauf. Hier    
sollen nur der Imagegewinn der Praxis, der sich aus  
kurzer Wartezeiten für die Patienten ergibt, und die 
wesentlich geringere Belastung des Praxisteams       
infolge des gleichmäßigeren Arbeitsflusses erwähnt   
werden.                                              
                                                     
Um diesen Effekt zu erreichen, sind an das           
Terminvergabeprogramm einige Forderungen zu stellen, 
ohne deren Realisierung Terminmanagement Stückwerk   
bleibt.                                              
                                                     
- Einfache Bedienung und automatische schnelle und   
zutreffende Terminvergabe den Wünschen des Patienten 
entsprechend, um diese Tätigkeit zu erleichtern und  
auch weniger qualifiziertem Personal zugänglich zu   
machen.                                              
                                                     
- Gute Übersichtlichkeit und schnelle                
Suchalgorithmen, um Terminüberschneidungen,          
Anschlußtermine (bei mehreren Behandlern, einmal     
kommen, zwei Termine wahrnehmen) und Kettentermine   
vergeben zu können.                                  
                                                     
- Notizbuch- und Wiedervorlagefunktion für die       
Patienten, damit der aktuelle Informationsstand für  
alle Mitarbeiter nutzbar wird.                       
                                                     
- Durchgehende Benutzerkontrolle für alle Aktionen,  
um Fehlbedienungen zuzuordnen und abstellen zu       
können.                                              
                                                     
- Uneingeschränkte Mehrplatzfähigkeit für dezentrale 
Terminvergabe in den Sprechzimmern und in großen     
Netzwerken.                                          
                                                     
- Direkter Zugriff auf die Stammdaten des            
Abrechnungsprogramms, um Doppeleingaben und          
zusätzlichen Aufwand zu vermeiden.                   
                                                     
                                                     
Im Einzelnen sollten folgende Merkmale vorhanden     
sein:                                                
                                                     
Frei definierbare Vorgaben für jeden Behandler:      
                                                     
a) Der Zeitraum, in dem das Programm nach freien     
Terminen sucht, sollte etwa im Bereich von 30 bis 365
Tagen einstellbar sein.                              
                                                     
b) Arbeitszeiten sollten für jeden Tag               
unterschiedlich mit mindestens zwei Pausen für jeden 
Wochentag definierbar sein.                          
                                                     
c) Behandlungsarten müssen für jeden Behandler mit   
zugehöriger Vorgabedauer (Defaultzeit) individuell   
einstellbar sein. Während der Terminvergabe muß diese
Vorgabezeit problemlos variiert werden können.       
                                                     
d) Außerdem muß es möglich sein, bestimmten          
Behandlungen bestimmte Sprechzimmer zuzuweisen, weil 
möglicherweise nur dort notwendige Geräte etc. für   
diese Behandlung zur Verfügung stehen. Diese Vorgaben
müssen bei der automatischen Terminvorgabe abgeprüft 
werden. (exklusive Zimmer- bzw. Ressourcenzuordnung) 
                                                     
e) Um “Zwischendurchtermine” wie z.B.                
Schmerzpatienten etc. verwalten zu können, sollten   
Sammelblöcke an beliebigen Stellen der               
Behandlungszeit realisiert werden können. Hier kann  
man manuell Kurztermine eintragen. Bei der           
automatischen Terminvergabe werden diese Zeiten nicht
berücksichtigt.                                      
                                                     
f) Fehlzeiten (Urlaub, Fortbildung...) unter         
automatischer Berücksichtigung der gesetzlichen      
Feiertage müssen für jeden Behandler beliebig        
einstellbar sein.                                    
                                                     
g) Für gelegentlich außerhalb der normalen           
Arbeitszeit anfallende Behandlungen sollten          
Sonderzeiten anlegbar sein.                          
                                                     
Schichtarbeitszeitregelungen sollten über das        
wöchentliche Wechseln der Arbeitszeiten hinaus       
möglich sein (mindestens drei unterschiedliche       
Wochenarbeitszeiten in beliebiger Reihenfolge und mit
beliebigem Wiederholungsintervall).                  
                                                     
Umfassende Bearbeitungsfunktionen:                   
                                                     
a) Grundsätzlich müssen alle Möglichkeiten bei der   
Terminvergabe vorhanden sein, die auch bei Benutzung 
von Terminkladde, Bleistift und Radiergummi genutzt  
werden können. Daher ist die Vergabe von Primär- und 
Sekundärterminen zur Realisierung von                
Terminüberschneidungen und Doppelbelegungen          
unerläßlich.                                         
                                                     
b) Den größten Nutzen bringt die automatische        
Terminsuche nach allen denkbaren Vorgaben wie vom    
Patienten gewünschte Auswahl der ihm genehmen Tage   
und Uhrzeiten sowie Termine nach/vor einem bestimmten
Datum. Für den Fall, daß automatisch kein freier     
Termin gefunden werden kann, muß jederzeit auf die   
manuelle Vergabe gewechselt werden können.           
                                                     
c) In Praxen mit mehreren Behandlern ist die         
automatische Behandlererkennung bei der              
Patientenauswahl obligatorisch (setzt voraus, daß das
Abrechnungsprogramm eine eindeutige                  
Behandlerzuordnung erlaubt).                         
                                                     
d) Sind mehrere Behandler vorhanden, die             
möglicherweise auf Grund von Spezialisierung         
gemeinsam einen Patienten versorgen, so muß eine     
automatische Anschlußterminvergabe bei einem zweiten 
Behandler unter Berücksichtigung einer maximalen     
Wartezeit zum Vortermin möglich sein.                
                                                     
e) Bestimmte Behandlungen laufen in mehreren         
Sitzungen nach einem gleichbleibendem Schema ab.     
Diese Behandlungen müssen zum Gegenstand einer       
Kettenterminvergabe von maximal sechs                
Einzelbehandlungen unter Berücksichtigung minimaler  
und maximaler Abstände zu den Vorbehandlungen gemacht
werden können.                                       
                                                     
f) Besonders wichtig: Nach erfolgter                 
Kettenterminvergabe das perfektes Handling           
(Neuvergabe, Verlegen, Löschen einzelner oder        
mehrerer Termine) der verbleibenden Terminkette, wenn
es im Zuge der Behandlung zu Terminverschiebungen    
oder Terminversäumnissen durch den Patienten oder    
Behandler kommt.                                     
                                                     
g) Kann einem Patienten aktuell kein ihm genehmer    
Termin gegeben werden, so muß er in einer Warteliste 
gespeichert werden können, damit, falls andere       
Patienten Termine absagen, diese angeboten werden    
können.                                              
                                                     
h) Das Löschen und Verlegen von Terminen sowie die   
Verlängerung/Verkürzung der Einbestellzeit muß       
einfach und schnell zu bewerkstelligen sein.         
                                                     
i) Auf einer Bildschirmseite des Monitors sollte die 
gesamte grafische Tagesanzeige für einen Arbeitstag  
angezeigt werden können. Dabei muß der Zeitraum von  
mindestens acht Stunden bei einem minimalem Intervall
(= kleinste Zeiteinheit = kürzester Termin) von fünf 
Minuten dargestellt werden können.                   
                                                     
j) Unverzichtbar ist das automatische Erstellen von  
“Kollisionsdatenbanken” für Termine, die nach Eingabe
von Fehlzeiten oder durch Änderung der Arbeitszeiten 
verlegt werden müssen. Die Bearbeitung solcher       
Ereignisse muß schnell und einfach vorgenommen werden
können. Dazu gehören die telefonische                
Benachrichtigung des Patienten mit direkter Verlegung
bzw. Löschen des Termins und die schriftliche        
Benachrichtigung der nicht telefonisch erreichbaren  
Patienten über eine Serienbrieffunktion.             
                                                     
k) Natürlich muß bei Rücknahme der eingetragenen     
Fehlzeit die Rekonstruktion der Termine aus der      
Kollisionsdatenbank, soweit sie nicht schon gelöscht 
oder verlegt wurden , möglich sein.                  
                                                     
l) Für die Patienten müssen sowohl Bemerkungen als   
auch Wiedervorlagen angelegt werden können. Nach     
diesen zusätzlichen Informationen zum Patienten muß  
nach zeitlichen und inhaltlichen Vorgaben gesucht    
werden können.                                       
                                                     
m) Weiterhin soll die Anzeige von Bemerkungen und/   
oder Wiedervorlagen vor einer Terminvergabe          
automatisch erfolgen können. Wichtig sind die        
Wiedervorlagensuche bei Programmstart und beliebig   
erweiterbare Textbausteine für sich wiederholende    
Eingaben.                                            
                                                     
n) Nötig sind ferner umfangreiche Druckfunktionen für
Etiketten, Terminzettel, Terminbuch, Reportlisten,   
Kalenderfunktion mit Anzeige von Feiertagen,         
Fehlzeiten und Terminvorgabezeiträumen, sowie ein    
kontextbezogenes Hilfesystem.                        
                                                     
                                                     
Sicherheits- und Kontrollfunktionen:                 
                                                     
a) Passwortschutz und Zugriffsregelung durch         
abgestufte Benutzerrechte. Ob der Benutzer die für   
eine bestimmte Aktion erforderlichen Rechte besitzt, 
sollte durch die Abfrage eines nur dem speziellen    
Benutzer bekannten Kürzels erkannt werden können     
(alternativ sollten Fingerabdruckscanner bzw. Karten 
nutzbar sein). Es ist jederzeit nachvollziehbar,     
welcher Mitarbeiter einen Termin vergeben, zuletzt   
bearbeitet oder andere Daten verändert hat.          
                                                     
b) Umfangreiche Plausibilitätsprüfung aller          
relevanten Aktionen zur Vermeidung von Fehleingaben. 
                                                     
c) Außerordentlich wichtig: “Crash-Programm” zum     
Erstellen einer weiterverwendbaren Terminkladde bei  
einem Komplettausfall der EDV-Anlage durch Ausdrucken
auf einem beliebigen anderen Computer mit den Daten  
der Datensicherung von Diskette oder Zip-Medium.     
                                                     
d) Zugriff auf Termine aus der Vergangenheit und     
statistische Aufbereitung erfaßter Daten.            
                                                     
Die hier aufgeführten Eigenschaften beschreiben den  
notwendigen Funktionsumfang. Ohne Zweifel sind noch  
viele Möglichkeiten da, weitere Aufgaben zu          
integrieren und bestehende zu erweitern.


Herr Dr. Bauer merkte an:

Ich suche für meine kardiologische Bestellpraxis einen Terminplaner
mit für jedes Sprechzimmer taktbarer Zeiteinteilung, automatischer
Ablaufplanung für Neu- oder Kontrollpatienten und besonders wichtig
mit Recallsystem. D.h., der Terminplaner schreibt mir automatisch
die Terminerinnerungsschreiben für einen bestimmten Zeitraum für die
eingetragenen Neu- oder Kontrollpatienten. Aufgrund einer langen
Warteliste kommen leider zu viele Patienten zu dem vereinbarten
Termin nicht, was phasenweise ein echtes Problem ist. Mit einem
automatischen Recall- oder Terminerinnerungssystem wäre dieses
Problem gut zu beherrschen.

Falls dann noch der Terminplaner eine Statsitik-Möglichkeit hat
und mir sagt, ob ich in meinem Budget mit meiner Planung bin, wäre
das natürlich das i-Tüpfelchen.


ZUSATZ:
Bestellsystem/Terminkalender
          MDSchedule (OIO)
          RFC für Scheduling/Calendaring

- Tagesliste / Tagesprotokoll / Tagesstatistik
zum kompletten Überblick zum Tagesgeschehen in den verschiedenen Praxisbereichen,
Überblick über die Vollständigkeit der eingetragenen Leistungen mit Direktsprung
zu gelisteten Patienten